+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как правильно визировать входящюю корреспонденцию

Для сотрудника "Деловод" доступны две папки: "Входящие" и "Исходящие". Их назначение простое: если в вашу организацию приходит официальное письмо, его обычно регистрируют в журнале, присваивают номер, и далее с помощью этого номера данный документ можно легко найти, исполнить, подготовить ответ. В папке "Исходящие" наоборот, следует регистрировать все официальные письма, которые ваша организация отправляет кому-либо. Реквизитами входящего письма непременно будут: "Корреспондент" - тот, кто вам его отправил организация. Также, отправитель обычно имеет свой номер и дату документа.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Создание и обработка входящей корреспонденции в «Документооборот КОРП для Украины»

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Тема в разделе " Общее делопроизводство и документооборот ", создана пользователем kowka , 21 мар Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что. Секретарь Клуб. Регистрация входящей документации Тема в разделе " Общее делопроизводство и документооборот ", создана пользователем kowka , 21 мар По правилам делопроизводства всю входящую документацию необходимо регистрировать, и ставить визу тем днем, когда она поступила. Директор запретил мне визировать документы от одной фирмы, чтобы избежать судебных разбирательств в дальнейшем.

Как поступить в такой ситуации, если человек, который ее приносит, настаивает и угрожает в случае моего отказа в регистрации. Регистрация: 22 мар Сообщения: 1 Симпатии: 10 Баллы: 1. Зачем себя утруждать объяснениями и спорами, заведите для этого клиента неучтенный журнал, со всеми необходимыми атрибутами Вашей фирмы, в конце концов директор Ваш работодатель и на этой фирме Вы получаете зарплату.

Мне тоже не нравятся такие не честные игры, от которых прежде всего секретаря ставят в такие неприятные ситуации, из которых любой выход чреват неприятными последствиями. Мне кажется, тут действительно могут быть серьезные неприятности. Ваш начальник же в письменном виде не дал Вам указания, чтоб Вы не вели регистрацию? Так ведь? А в случае разбирательства спрос будет с ответственного за регистрацию входящей документации.

Лучше поговорить с начальником о Вашей ответственности за это. Зачем ваша компания тогда работает с такой фирмой? Если Вас придут проверять, то проблем может быть больше! Лучше поговорите с начальником, или заведите "дежурный" журнал, чтоб шеф не знал про него! Хотя не понятно, что может быть криминального, если есть все документы с мокрой печатью и проставленной визой! За то, что Вы отказываетесь принимать и регистрировать документы, Вам ничего не будет. А вот для чего в вашу организацию ходят и угрожают непонятно.

Пусть отправляют заказным письмом с уведомлением. Полностью поддерживаю ВладимираС. Вы же секретарь, поэтому придумайте неточности в документах, из-за которых вы не можете их принять Я так всегда делаю. Самый лучший конек - проверка доверенности редко какой директор подает документы лично от своей фирмы. У меня начальник часто дает указания: у тех принимать, у тех - нет, там отвечать на вопросы, а там схитрить, я не переживаю.

Как говорится: жираф большой, ему видней. Он мой начальник и терять работу я не хочу. А когда люди начинают возмущаться, я им напрямую говорю, все вопросы к начальнику. Отказать в приёме Вы не можете.

Единственный выход - найте процедурные моменты, пусть и надуманные. Нужен железный формальный повод. Даже если доверенность есть можно заявить, что подпись неразборчева или песать смазана.

А после прийдётся ставить начальника в известность и находить общее решение. Сложно сказать, что Вам следует делать в такой ситуации. По закону, Вы должны регистрировать всю входящую документацию. Очень хороший совет, завести отдельный журнал. Это, в будущем, убережёт Вас многих неприятностей. Вы же сами пишете - "запретил, чтобы избежать судебных разбирательств в дальнейшем".

Значит заведение отдельного журнала Вам ничего не даст. Выплывет в суде. Попробуйте ответить, что Вы не регистрируете подобных писем больше, пусть отправляют через почту рекомендованное письмо. Ваш директор - самодур. Изменять законодательно установленные правила он не имеет права: регистрировать всю входящую корреспонденцию вы обязаны. Если заведете отдельный журнал для этой фирмы, то в случае судебного разбирательства проблем будет еще больше.

Я бы просто "шепнула" представителю фирмы отправить корреспонденцию по почте заказным письмом с уведомлением. Босс и Татьяна80 нравится это. Хороши рекомендации на счет не принимать, заворачивать назад и отдельного журнала А ведь курьеры приходят обычно с двумя экземплярами документа и просят оба визировать, забирая один на свою фирму или требуют копию снять.

Таким образом у них оказывается экземпляр с вашей визой и ответственной за прием становитесь Вы. В начале своей карьеры я столкнулась с такой же историей и по приказу директора не принимала документы, затем вела отдельный журнал, а в дальнейшем даже отказывалась забирать с почты заказные письма. В итоге был суд и представьте мое состояние на заседании, когда мне предоставляли документы с моей визой о приеме, а мой директор о них "даже не слышал", предъявили документ с почтового отделения о том, что я отказывалась забирать корреспонденцию с почты.

По факту именно я явилась причиной неосведомленности начальства о сложившейся ситуации и доведения дела до суда. Естественно, что в суде все понимали, что начальство в курсе всех дел, но прикрывается некомпетентностью секретаря.

Я до сих пор сохранила теплые и дружеские отношения с тем руководителем и он мне благодарен, что я взяла удар на себя и отстаивала его интересы в суде, но никогда подобного я больше не повторю - не хочу больше отвечать заведомо ложно на вопросы суда и Вам не советую. Лучше потерять работу, чем потом отвечать на неудобные вопросы в суде.

Полностью согласна с Татьяной Лучше всего намекнуть этому контрагенту, чтобы он высылал письма по почте. Так всем лучше будет. Секретарь зарегистрирует письмо по факту получения, а сам представитель фирмы будет иметь доказательство того, что письмо доставлено.

Нечего сказать, хороший директор. Напрямую выяснить спорные вопросы с контрагентом не хочет. Конечно, секретаря подставить проще всего.

Не позавидуешь в такой ситуации. Насчет совета завести отдельный журнал регистрации. Не советую этого делать. В случае, если та фирма на самом деле подаст в суд, отвечать придется Вам, потому что делопроизводство, в том числе и регистрация входящей документации - это Ваша прямая обязанность.

Я бы поговорила с директором. Пусть даст указание охране не пускать представителей этой фирмы, раз сложилась такая ситуация. В случае, когда два начальника между собой отношения выясняют, секретарю не позавидуешь.

Скорее всего речь идет все же не о курьерской доставке. Письмо мог принести и работник фирмы нарочным. Курьера в данном случае можно приравнять к почтальону. Он может потом выступить свидетелем в суде и рассказать, что в канцелярии от получения письма отказались. Вряд ли он стал бы рассказывать при передаче письма о последствиях. Есть у кого-то образец приказа о вводе регистрации вход. В компании не ведется документооборот вообще!

Вы должны войти или зарегистрироваться, чтобы разместить сообщение. Показать игнорируемое содержимое. Ваше имя или e-mail: У Вас уже есть учётная запись?

Нет, зарегистрироваться сейчас. Да, мой пароль: Забыли пароль?

Обработка входящей корреспонденции

Активировать демодоступ. Расскажем, как рационально организовать на предприятии учет и обработку поступающей корреспонденции. Для вас — 6 образцов документов и 4 ошибки, которые нельзя допускать. Входящая и исходящая корреспонденция, а также внутренние документы — это инструмент, с помощью которого ваша компания взаимодействует с вышестоящими организациями, дочерними подразделениями, другими предприятиями, органами власти, сотрудниками и другими физическими лицами.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. О бработка входящих писем и в целом входящей корреспонденции начинается с момента поступления документа в вашу организацию.

Каждый секретарь должен уметь работать не только с внутренней документацией в организации, но и с входящей корреспонденцией. О том, какие документы являются входящими, как их регистрировать и как оформлять — читайте в статье. Для обеспечения правильного документооборота в организации необходимо уметь отличать входящую корреспонденцию от прочих видов ценных бумаг. Также рекомендуем ознакомиться с правилами ее регистрации, требованиями и отличиями.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ делопроизводителя

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные внутриучрежденческие нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями телеграф, телефон, электронная почта. Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями.

Входящая корреспонденция: регистрация и обработка

Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию относится к категории технических исполнителей. На должность делопроизводителя, ответственного за исходящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее полное общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, должен знать: 4. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.

Тема в разделе " Общее делопроизводство и документооборот ", создана пользователем kowka , 21 мар Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

В любой организации письма составляют большую часть входящей и исходящей документации. Существует множество видов этих документов, и для каждого из них предусмотрен ряд правил по оформлению. Так как письма являются наиболее массовым видом управленческой документации, крайне важно знать, как грамотно их составить.

Регистрация входящей документации

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет КОРРЕСПОНДЕНЦИИ и делопроизводство входящей почты в компании или ИП

Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями. Прием, обработка и прохождение поступающих входящих документов Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию. Все документы, поступающие в компанию включая телеграммы, факсограммы , проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются на исполнение сотруднику компании. При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта пакета проверяется наличие документов, включая приложения. Инфо Здесь вы можете делать отметки о выполнении поручения руководителя, или указывать наличие важных приложений к письму, или помечать количество копий, находящихся у сотрудников в работе.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

.

Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее.

.

Как правильно визировать входящюю корреспонденцию

.

.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Алексей

    Что-то ты, Антон, оторван от реальной житухи летаешь вместе с властью в облаках.